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会议流程

一、 前期准备工作

1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

2、 以传真(旅行社)或电话(一般会议)形式完成初步报价,双方初步达成合作意向。

3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的预留,在本部门做好相应场地的登记,避免重复预定。

4、 检查所涉及场地是否可用,确保场地能够达到客户预期需求,对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处,批准后将结果回复客户。

5、 双方预约考察酒店时间,前期对所涉及场地再次进行检查,确保场地完好可用。

二、 中期对接工作

1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

2、 对接会议细节,做好详细记录。其中对于客户再次提出的特殊或目前达不到的需求报领导批准;亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议,做好终确定。

3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式、前台布置、引领安排,房务要求(房间配备、撤消费品等其它要求)餐饮要求(桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它要求)会议要求(会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求)安保要求(预留停车位,照相位、特殊安全保障及其它要求)工程要求(安排工程人员会期跟踪及配合等其它要求)

4、 可根据需要与该单位签订会议合同书,对双方合作内容及费用等事宜进行纸质确认,合同书中体现双方应尽的责任及义务,对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述,双方负责人签字盖章后各执一份。

5、 根据对接详情制作详细会议任务单,会议所有要求及细节均在会议任务单中体现,涉及所有相关部门,要求各部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名及联系方式,必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。

6、 会议任务单呈销售部经理签字,报销售总监审批,签字后复印发于各个部门,各部门签字收取做准备。

三、 会期跟踪工作

1、 销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会议,确保会议顺利进行,要求从客人进店时起全程跟踪,包括报道、入住、用餐、会议及其它。

2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相关安排再次进行检查,确保会议顺利进行。

3、 会议期间,保持与会务组的密切联系,对于会议临时所做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调,终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

4、 总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对,于当天上午将昨日总消费汇总交于销售经理,销售经理与会务负责人核对后该负责人签字,后销售经理将该账单交于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇总与会务组负责人再次进行核对,无误后客人签字,按当初所谈付款方式进行付款或挂账。

5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪,一般要求会议结束10个工作日内结清账款。